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就業規則の作成

就業規則って必要?

“就業規則は労基法で作ることが義務になっているから作る”でも、“実際に使う場面はないよね”

だって、就業規則がなくても社員は毎日9時に出勤して、夕方6時まで働き、昼には休憩を取っている。土日は休みとわかっているし、忙しいときは残業もしてくれている…やっぱり就業規則の必要性ってわからない。

と思われている経営者は多いと思います。

確かに、一般の会社では、就業規則は毎日手に取って利用するものではないと思います。

今、御社に就業規則がなくても社員がルール通りに行動しているのは言ってみれば「慣習」です。また、ほとんどの社員がルールを守ろうという気持ちを持っているから会社の秩序が守られています。

そのような会社でも就業規則は必要でしょうか? 事例を見てみましょう。

※1つの事業所ごとに社員数が10名以上の場合は、経営者が必要としている、いないに関わらず、就業規則の作成、労働基準監督署への届け出は必須になります。

事例 残業させるには就業規則の根拠が必要

「残業」は、本来就業規則に残業させる場合があることを記載していなければ、させることはできません。さらに、36協定という書類をあらかじめ労働基準監督署に届け出る必要があります。つまり、社員に残業をしてもらうためには、2段階の根拠が必要ということです。

今、就業規則もなく、36協定の届け出もしていない状態で、慣習で残業させているのは労働基準法違反、ということになってしまいます。

知らず知らずのうちに、法令違反になってしまっているんですね。

事例 本採用を拒否するには就業規則の根拠が必要

“常識”ある社員ばかりを採用し続けることができるのであれば、労務トラブルは発生しないかもしれません。

ですが、そもそも“常識”の基準も日々変化しますし、物事に対する考え方も人それぞれ多様になっています。また、組織の中で、悪い意味で「個」を主張する社員も増えています。

実際に、最近は採用した社員とのミスマッチに悩まれる経営者からのご相談が増えています。

採用してみたものの、能力が足りない、遅刻・早退、欠勤が多い、上司の指示に従わない、仕事中にスマホばかり見ている、など、本採用するのは難しい、という社員に試用期間満了で辞めてもらいたいと思っても、就業規則がなければ本採用を拒否する根拠がないので、トラブルに発展しやすくなってしまいます。

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上記はほんの一例ですが、このように就業規則がないことで、無意識に会社が法令違反をしていたり、労務トラブルの芽が発生してしまったりします。

ですが、就業規則にこれらに対応するルールをあらかじめ記載しておくことで、何か問題が起きたときでも、そのルールにそって対応していくことでトラブルの芽が大きくならないうちに解決できていることがたくさんあります。

実際に、労働基準監督署に届け出た就業規則を社員に周知している会社様では、何か問題が起きても、就業規則のルールに沿った社員も納得できる適切な対応ができています。

あって良かった!と思うルール

当事務所では、最近、メンタルヘルス不調の社員の問題に悩む会社様からのご相談が多いのですが、その時に、あらかじめ就業規則に「休職」に関するルールを記載していたことでアドバイスする当方も大変助かっています。

・主治医の診断書の提出

・休職命令、休職期間の指定、休職期間中の注意事項

・復職に関するルール(復職支援など)

・再休職に関するルール

・復職できなかった場合の対応など

メンタルヘルス不調による休職というのは、大変繊細な、丁寧に対応しなければならない出来事です。あらかじめ就業規則に休職のルールがない場合は、休職期間をどのくらいに設定すればよいか? 復職したけどまた症状が悪化した場合の対応はどうすればよいか? 休職期間が終わったけど復職できなかった場合は? など、一つ一つの対応に非常に悩むことになります。特に、休職期間や復職できなかった場合のことなどは、社員にとっては生活(生活費やその後のライフプラン)に大きな影響を与える重要なことです。

これらについてあらかじめ就業規則にルールがあれば、社員は自分の症状と照らし合わせながら、ある程度将来の予測をすることができ、安心して休職することができます。

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このように、就業規則は普段はあまり存在感がないかもしれませんが、いざというときには大変役に立つものです。

また、当方のお客様(実務担当者)には、社員の入退社、日常的な労務管理、給料計算などについて、「とにかく基準は就業規則に書かれています」ということ、「何かあれば、まずは就業規則を確認してください」と、就業規則の活用法をお伝えし、日々の労務管理の運用で活用していただいております。

 

就業規則作成の手順

まず、どのような理由で就業規則を作成しようと思われたのかを伺います。

☑とりあえず、社員数が10名以上になったので形だけでも作っておこうと思った

☑これまでトラブルはないが、ちゃんとしたルールを作って社員に安心してもらいたい

☑時々トラブルが発生するが、ルールがなくて判断に困っていたので

就業規則の作成は、会社様が求める内容により、そのボリュームと費用が大きくかわります。

例えば、上記の“とりあえず作っておきたい”という場合ですと、費用をかけて社労士に頼まずに、厚生労働省が公表しているモデル就業規則などをご自身でカスタマイズする方法もあります。下記をご参照ください。

■厚生労働省 モデル就業規則

■厚生労働省 事業者のための労務管理・安全衛生管理診断サイト

社労士の専門的な視点で作成してほしい場合

 次の手順で作成いたします

1.ヒアリング

就業規則を作ると言っても、その「物」だけを作るわけではなく、御社の経営理念、今後の事業計画、人員計画、社員との関係性などをヒアリングしながら御社に最適のものをお作りします。

また、就業規則だけでなく、社員の雇用に関する労務周りの書類や帳簿等の確認もします。

※36協定、出勤簿、労働者名簿、賃金台帳

2.給料に関する事項の確認

就業規則の中でも労働時間管理とその結果となる給料の支払いは大変重要な項目です。

現在の勤怠データ、賃金台帳などから、未払残業代の有無を確認します。未払残業代がある場合には、今後の対応策とどのような制度で運用するかを検討します。

・正しい勤怠集計

・残業代の計算方法

・場合により定額残業代制度の導入 など

3.就業規則たたき台作成、内容確認

たたき台について各条文の趣旨をご説明しながら、実際に運用できるかを確認していきます。実態に適さない場合は別の方法を検討します。

4.就業規則修正、最終調整

「3」で修正事項として洗い出したものを反映させ、最終調整を行います。

並行して、完成後の就業規則の規定に合わせた給料計算方法の準備などを行います。

5.社員周知、意見聴取

就業規則を労基署に提出する前に、社員に回覧などして周知します。

ご希望の場合は、就業規則説明会を開き、当方がご説明させていただきます。

6.労働基準監督署に届け出

社員に周知した後、社員の代表から就業規則について意見を聴きます(意見書の作成)。

就業規則届、意見書を添付して、完成した就業規則を届け出ます。

就業規則説明会について

単に就業規則を回覧したり、まだ就業規則の取扱いになれていない経営者から説明を受けるより、社労士が各条文の趣旨や実際の運用方法をご説明した方が社員の方にも理解されやすくなります。

ご相談、お問合せ

就業規則の作成についてご相談をご希望の経営者様は下記お問合せフォームからご相談内容をお知らせください。

☑初回相談30分まで無料で承ります。

☑無料相談はお電話、又はZOOM面談に限らせていただきます。

☑原則として事前に日時のご予約をお願いしております。お問合せフォームにご希望の日時をいくつか記入していただければ返信時に決定した日時をご連絡させていただきます。