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就業規則の作成

未払残業代対策の方針、制度の概要が決まったら、就業規則に規定として落とし込んでいきます。

就業規則は、社員数が10名未満の会社では作成・労基署への届け出は義務ではありません。が、たとえ少人数でも、基本的な労働条件、社員に守ってほしいこと、会社が社員に対して守るべきことを、就業規則というルールブックに記載して、これに沿って労務管理をしていきます! と宣言し、社員に周知するということは、「うちの会社はきちんとしている」という安心感を社員に与え、モチベーションのアップにつながります。

未払残業代を発生させない制度導入

具体的な労働時間管理、定額残業代制度の運用方法を記載します。
また、社員ごとの労働契約書も作成します。
実務では、就業規則に記載した内容に沿った勤怠管理方法、給料計算などを行います。

未払残業代以外の労務トラブル防止にも役立つ就業規則

就業規則を作ることで、様々な個性を持った社員が会社という組織の中で、秩序を守り、同僚と協力しあいながら働いていくには、どういうルールを守らなければならないか、を明確に伝えることができます。

また、万が一、社員間や会社と社員の間に労務トラブルが発生した時には、就業規則のルールに沿って解決の糸口をつかむことができます。

 就業規則の作成には経営者も社員も積極参加を!

就業規則の作成には経営者はもちろん、社員にも積極的に参加していただくことをお勧めします。

“難しいことは分からないので、お任せします”と言われることがありますが、それでは実務で社長や社員が運用できないものになってしまいます。

※当事務所では、会社様に時間的な余裕がある場合には、いきなり就業規則を作らず、労働基準法など、社員を雇用するうえで是非社長に知っておいていただきたいルールの勉強会をさせていただいております。

就業規則は単に労基法等で決められたことを記載するだけではなく、過去から現在に至るまでに社内で起きた問題点や経営者と社員との間で認識がずれていること、社内を活性化するために今後取り入れたいことなどを洗い出し、ルールとして盛り込んでこそ活きたものとなります。

ですので、就業規則が出来上がって、労基署に出す直前に従業員に周知して意見を聴くのではなく、従業員も作成過程に参加することで問題が起きたときも自分達で作ったルールだから、という納得感が生まれます。

就業規則は常にバージョンアップが必要

 パソコンやスマートフォンを快適に使うためには、ソフトウェアのバージョンアップをして、常に最新の状態に保つ必要があります。それと同じで、就業規則も常にバージョンアップが必要です。

・法改正が行われたとき…就業規則に改正内容を盛り込むのと同時に、労務管理などの実務も変更します。

・世の中の風潮に変化があったとき…たとえば

① 社員のメンタル不調に備えて

社員が私傷病で長期間会社を休むときに「休職」という制度を利用することがあります。
休職は、法律で必ず定めることを求められてはいませんが、長時間労働や職場の人間関係などからメンタル不調になる社員が増えています。
そのような場合は、あらかじめ「休職に関するルール」を決めておくことで、社員にメンタル不調者が発生したときも慌てずに対応できます。

② 情報漏洩させないために

社員がパソコンやスマートフォンを使って仕事をするのは当たり前の時代になっています。
そして、社内だけでなく、在宅勤務や営業マンが外出先でリモートワークすることも増えるにつれ、会社の営業や顧客の情報、従業員の個人情報などが漏洩する事故も増えています。
このような事故を未然に防ぐためのルールを就業規則に定めて社員に周知します。